STRATEGI KOMUNIKASI SERTA MEMBANGUN TIM EFEKTIF DALAM MEWUJUDKAN TUJUAN ORGANISASI

Oleh :

Ade Setiadi, ST, M.Si

Widyaiswara Ahli Madya Kab.Tasikmalaya

Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas adalah kunci utama untuk memastikan terwujudnya agenda Pemerintah dalam melakukan pembangunan. Sumber Daya Manusia yang cepat beradaptasi, melakukan perubahan tatanan dan sistem organisasi sehingga fungsi organisasi berjalan optimal dalam mewujudkan agenda pembangunan di dalam semua kondisi. Pimpinan organisasi di dalam Pemerintahan adalah SDM prioritas utama yang ditingkatkan kualitasnya. Salah satu kompetensi yang membangun kualitas Pimpinan adalah komunikasi. Pimpinan menggerakkan orang lain menggunakan komunikasi. Pimpinan mengarahkan orang lain menggunakan komunikasi.

Pimpinan mengendalikan orang lain juga menggunakan komunikasi. Artinya, aktivitas orang-orang di dalam suatu organisasi bergantung pada bagaimana   Pimpinan organisasi tersebut berkomunikasi dengan semua orang yang ada di dalam organisasi yang dipimpinnya. Pimpinan organisasi yang melakukan komunikasi dengan tepat akan membawa organisasinya berfungsi optimal mewujudkan agenda, sedangkan Pimpinan organisasi yang melakukan komunikasi dengan tidak tepat akan membawa organisasinya tak berfungsi optimal dalam mewujudkan agenda, sehingga ketepatan Pimpinan dalam melakukan komunikasi akan dinilai dari pencapaian hasil komunikasi.

Komunikasi merupakan kegiatan berbagi informasi atau pesan antara dua orang atau lebih. Artinya terdapat tiga komponen utama dalam komunikasi yaitu pemberi informasi atau pesan yang disebut sebagai komunikator, penerima informasi atau pesan yang disebut sebagai komunikan dan informasi atau pesan yang menjadi dasar dan tujuan komunikasi itu dilakukan.

Kata “komunikasi” berasal dari bahasa latin communication yang bersumber dari kata communis yang berarti sama. Communico, communicatio atau communicare berarti membuat sama. Arti sama di dalam konteks ini adalah satu makna. Jadi, jika ada dua orang atau lebih berkomunikasi, maka komunikasi akan terjadi selama ada kesamaan mengenai apa yang dikomunikasikan. Baik si pengirim maupun si penerima sepaham tentang suatu pesan tertentu.

Paradigma Lasswell mendefinisikankomunikasi sebagai suatu proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan melalui media yang menimbulkan efek tertentu. Definisi ini menunjukkan bahwa terdapat 8 unsur dalam komunikasi, antara lain:

1. Komunikator (communicator, sender, source) adalah orang yang menyampaikan pesan atau informasi.
2. Pesan (message) adalah pernyataan yang didukung oleh lambang, bahasa, gambar, dan sebagainya.
3. Media (channel, media) adalah sarana atau saluran yang diperlukan untuk menyampaikan pesan bila komunikan jauh tempatnya atau banyak jumlahnya.
4. Komunikan (communicant, communicate, receiver, recipient,) adalah orang yang menerima pesan atau informasi yang disampaikan
5. Efek (effect, impact, influence) adalah dampak sebagai pengaruh
6. Media (channel, media) adalah sarana atau saluran yang diperlukan untuk menyampaikan pesan bila komunikan jauh tempatnya atau banyak jumlahnya.
7. Komunikan (communicant, communicate, receiver, recipient,) adalah orang yang menerima pesan atau informasi yang disampaikan
8. Efek (effect, impact, influence) adalah dampak sebagai pengaruh

Upaya lain yang perlu dilakukan oleh komunikator terkait informasi atau pesan yang disampaikan agar tercapai komunikasi yang efektif antara lain:

• Clarity, informasi atau pesan berupa poin-poin yang
• Brevity, informasi atau pesan yang berupa poin-poin disampaikan dengan singkat dan cepat.
• Context, informasi atau pesan yang disampaikan relevan dengan
• Impact, informasi atau pesan disampaikan dengan metode dan media yang berkesan bagi komunikan.
• Values, informasi atau pesan yang disampaikan adalah sesuatu yang bernilai bagi komunikan atau dibutuhkan oleh

Membangun tim kerja efektif dalam satu unit kerja membutuhkan  kejelian pemimpin dalam memotret kompetensi anggota tim. Anggota mana yang tepat menjadi pemimpin tim, pemikir, motivator, penyelaras, dll. Untuk itu setiap tim kerja yang akan dibentuk sudah selayaknya  mempunyai:

1. Seorang pemimpin (Ketua), yaitu seorang pemikir yang disiplin yang bertugas mengorganisir dan mengkoordinir tim, memelihara keseimbangan usaha dan menjadi titik tumpu tim dalam menjaga posisi
2. Pembentuk, orang yang memiliki kemampuan untuk memberikan dinamika dan pengarahan kepada tim, menyediakan motivasi,
3. Pemikir, yang dapat menyediakan gagasan bagi kemajuan
4. Pengevaluasi, yang dapat mengevaluasi permasalahan yang ada dan hasil kerja tim.
5. Penyelidik sumberdaya, yang menyediakan informasi dan jejaring sosial dan relasi.
6. Pekerja tim, yang secara efisien berhubungan langsung dengan pekerjaan, memecahkan konflik, memperlancar hubungan dan memotivasi rekan satu

Bruce Tuckman menemukan bahwa dalam setiap pembentukan tim terdapat 5 (lima) tahapan yang dikenal sebagai model Forming- Storming-Norming- Performing-Adjourning.

Tahapan FORMING – pada tahap awal membangun tim ini, fokus Anda ditujukan untuk mendapatkan saling kemengertian dan persetujuan atas tujuan tim dan struktur tim yang akan dibangun.

Tahapan STORMING–pada tahap ini tim melakukan peninjauan kembali dan memperkuat perjanjian dari tahap sebelumnya, membuat penyesuaian yang diperlukan. Menemukan dan mengembangkan mekanisme bekerja yang baik untuk mengatasi konflik dalam pencapaian tujuan di masa depan.

Tahapan NORMING – pada tahap ini, fokus ditujukan pada kemajuan pekerjaan dimana setiap anggota tim melakukan tugas dan fungsi nya masing-masing. Berikan kemungkinan anggota untuk mengambil tanggung jawab yang lebih besar untuk mengembangkan cara bekerja bersama untuk mencapai kemajuan pekerjaan tersebut.

Tahapan PERFORMING – pada tahap ini, fokus ditujukan pada pemantauan dan pemeliharaan sistem dan norma sambil memberikan wewenang kepada anggota tim untuk ‘tumbuh” sesuai dengan keahlian dan minat mereka.

Tahapan ADJOURNING – pada tahap ini fokus ditujukan untuk memberikan apresiasi terhadap seluruh tim atas apa yang telah dicapai dan atas segala usaha yang telah dilakukan bersama.

Untuk mencapai kondisi tim efektif yang baik, maka perlu dipertegas peranan  pemimpin dalam tim sebagai berikut:

1. Proaktif menjalin hubungan kerja dengan semua anggota
2. Mengilhami kerja tim untuk senantiasa
3. Memberikan dukungan timbal
4. Mendorong dan memudahkan anggota untuk
5. Mengakui prestasi anggota
6. Menempatkan nilai tinggi pada kerja tim.